Muitos dentistas são extremamente capacitados para desempenhar seu trabalho, mas enfrentam desafios maiores com a administração do tempo em seu consultório. Essa questão gera impacto direto em seu sucesso profissional e também no âmbito pessoal.
Gerenciar seus horários de maneira mais eficiente é importante para criar uma rotina e desenvolver seus planos de forma saudável, equilibrada e produtiva. E, quanto mais eficiente sua organização, maior a lucratividade e seu lucro por hora trabalhada.
Em minhas palestras, quando pergunto qual o objetivo principal de cada um, trabalhar menos e ganhar mais estão sempre no topo das respostas. Por isso, se você quer aprender a gerir melhor seu tempo, não deixe de conferir o artigo!
O que é administração de tempo?
A gestão ou administração de tempo consiste em planejar todas as suas atividades e tarefas do dia de forma organizada e otimizada. Quando bem feito, esse gerenciamento de horários permite que você divida seu tempo de forma inteligente e proveitosa.
Além de facilitar que você alcance todos os seus objetivos e metas, como:
- maior produtividade: evita desperdício de tempo e permite focar no que é realmente importante, o que, consequentemente, impacta no aumento na lucratividade;
- menos esforço: reduz o esforço necessário para cada tarefa, já que você saberá exatamente o que fazer em cada momento do dia, o que também contribui para a produtividade e lucratividade;
- melhora na reputação: você será reconhecido como um profissional organizado, eficiente e que cumpre horários e prazos;
- menos estresse: seguir um cronograma de tarefas gera menos estresse e ansiedade;
- mais tempo livre: possibilita que você tenha mais tempo livre para o lazer e família.
Dicas para fazer uma boa gestão de tempo e ser mais produtivo
Agora que já sabe o que é administração do tempo e as vantagens para a vida profissional e pessoal, saiba como implementar essa estratégia em seu consultório:
Faça uma lista de tarefas
Liste todas as atividades que você pretende fazer durante o dia. Você pode usar um caderno ou aplicativos de celular, como o Google Agenda e o Todoist. Em seguida, determine o tempo de seus compromissos (com uma margem extra) e tente respeitá-los. Lembre-se que no atendimento aos pacientes, a pontualidade é fundamental!
Divida as tarefas por categorias
- Quais as tarefas delegáveis (que não dependem que você faça)? Quais as não delegáveis?
- Além dos processos operacionais, que por exemplo pode ser o atendimento ao paciente na clínica odontológica, separe sua lista de tarefas para lembrá-lo que você precisa também focar em gestão, marketing e controle dos resultados.
Defina prioridades
Você não precisa trabalhar mais rápido para aproveitar seu tempo de forma inteligente. Agora que tem sua lista de tarefas diárias, fica mais fácil definir o que é urgente ou mais importante.
Para te ajudar na priorização, você pode analisar as atividades da seguinte maneira:
- extremamente grave / necessidade de atenção imediata / piorar rapidamente;
- muito grave / muito urgente / piorar a curto prazo;
- grave / merece atenção em pouco prazo / piorar a médio prazo;
- pouco grave / pouco urgente / piorar a longo prazo;
- sem gravidade / pode esperar / não irá mudar.
Um dos maiores erros que vejo meus clientes cometerem é realizar a lista de tarefas, definir categorias e prioridades, mas começar pelas atividades de menor complexidade (ou menor gravidade). E quando pergunto a razão, a resposta que recebo é: “porque estas tarefas são mais fáceis de resolver. Quando eu as terminar, vou passar para as mais importantes e focar somente nelas”.
E o que acontece no final do dia? Terminam as tarefas menos importantes, e ficam sem tempo para as que realmente precisavam de total atenção porque não conseguiram administrar o tempo de maneira eficaz.
“Mas não se preocupe, Carlos. Amanhã eu começarei pelas tarefas importantes que deixei de fazer hoje”. Acho que não preciso falar que pelo que eu vejo, no dia seguinte a rotina segue exatamente a mesma regra: a de começar pelas tarefas menos importantes e terminar o dia sem conseguir focar no que realmente importa.
Não se esqueça de você
A falta de uma boa administração do tempo pode gerar estresse e pressões psicológicas que interferem no desenvolvimento do trabalho. Por isso, não deixe reservar um tempo para você, para seu lazer e bem-estar e para sua família e amigos. Também planeje pausas para descanso e refeições e delimite horários de trabalho, mesmo que sua jornada seja mais flexível.
Gostou das dicas? Lembre-se que tempo é dinheiro e um cronograma eficiente é o segredo para aumentar a produtividade e os lucros! Para conferir outros artigos, acesse o blog de Odontologia do Meu Ortodontista.