Em meus treinamentos, costumo ouvir muito a seguinte frase: “…mas eu nunca tive aulas de administração ou vendas, eu sou dentista”. Porém, as pessoas se esquecem que, ao abrir sua clínica, você, automaticamente, se torna um administrador e, por isso, precisa entender como fazer uma boa gestão do consultório. 

Para isso, costumo dividir três áreas do negócio — gestão, marketing e liderança. Estes são três pontos principais para gerenciar sua clínica. Saiba mais a seguir!

1. Gestão do consultório

Para começar a gestão do consultório, tenha um planejamento. Isso é, saiba onde você está e estabeleça metas de onde quer chegar. 

Você já ouviu o ditado: “se eu não sei onde quero chegar, qualquer caminho serve”? Sem um objetivo claro, fica muito difícil estabelecer um plano de ação — e também é preciso ter certeza que o seu objetivo tem uma verdadeira relevância para sua meta de vida. Mas como fazer isso?

Eu gosto de trabalhar com a técnica SMART. Ela engloba cinco atributos: 

  • específico: ao invés de dizer que quer ter sucesso em sua clínica, seja mais específico. O que seria esse sucesso? Ter um número X de fechamentos? Faturar R$ 50 ou R$ 100 mil por mês?;
  • mensurável: seu objetivo precisa ser possível de medir. Usando o exemplo do faturamento, você precisará controlar o quanto fatura hoje ou quantos tratamentos novos foram fechados e acompanhar os números mensalmente;  
  • alcançável: a meta deve sair da sua zona de conforto, para que você se esforce a aprender a fazer algo diferente, mas não pode ser impossível de alcançar, para evitar frustrações;
  • relevante: o objetivo deve ser verdadeiramente importante para você, assim, terá motivação diária para conquistá-lo. Pergunte-se: por que quer faturar R$ 50 ou R$ 100 mil? Por que quer trabalhar menos? O que fará com o dinheiro e o tempo livre — melhorias na clínica, dar uma vida melhor para você e sua família, tirar férias?;
  • tempo: determine um prazo. Você quer faturar o montante ou mudar o seu ritmo de trabalho em até quanto tempo? Um ano? Lembre-se que uma meta sem prazo é somente um desejo.

Defina também metas estratégicas de curto, médio e longo prazo. Para chegar até aquele faturamento, por exemplo, quantas horas trabalhará? Qual será a lucratividade por hora trabalhada?

Para isso, controle os KPIs (indicadores chave de produtividade) que realmente são importantes. Por exemplo: quantas consultas, orçamentos, fechamentos e retrabalhos obteve, quantos clientes voltaram, se a tecnologia usada no consultório está otimizando o tempo gasto, etc. 

Por exemplo, com o aparelho Damon Smile, como a necessidade de visitas para finalizar um tratamento é menor, a hora clínica de atendimento de paciente acaba sendo muito mais lucrativa por ser uma tecnologia mais eficiente, e ainda ajuda na capacitação de novos clientes, por conta de sua diferenciação. Consequentemente, o dia de trabalho rende mais.

2. Marketing para ortodontistas

Usar técnicas de marketing específicas para odontologia te ajudarão a alcançar mais clientes. Mas lembre-se: 

  1. toda ação deve ser medida;
  2. ações que geraram maior faturamento devem ser repetidas, as que não geraram devem ser canceladas ou adaptadas;
  3. likes não pagam conta.

Acompanhe o ciclo de vendas — quantas ligações recebeu, quantas delas viraram consultas, que viraram orçamentos e, por fim, fechamentos. 

Portanto, tenha estes pontos como métricas de sucesso, ou seja, números que acompanhará para entender se aquele atendimento valeu a pena ou não. 

3. Liderança

Para fazer uma gestão do consultório eficiente, é necessário aprender a delegar tarefas. 

Até porque você não pode tomar conta de tudo, pois provavelmente não vai conseguir, e o resultado será: falta de tempo para ficar com a família e fazer consultas que encantem e convertam clientes ou olhar para os resultados da sua clínica. 

Portanto, é preciso confiar em sua equipe. Eles podem e devem fazer tarefas como acompanhar e anotar o número de ligações, orçamentos passados e não fechados, pensar em estratégias para recuperação de clientes, etc. 

Em minhas experiências, noto que muitos dentistas treinam o time apenas uma vez, sem ter uma rotina de treinamento ou trabalhar a parte motivacional. Dessa forma, a qualidade e o rendimento acabam sendo baixos.

Ofereça treinamentos constantes, mostre as inovações do mercado e ensine como gostaria que fosse o trabalho deles. Ao delegar tarefas, é preciso explicar e passar os critérios e diretrizes para que o outro saiba como e o que deve ser feito. 

Por exemplo, veja a diferença ao dizer “eu quero que você faça o acompanhamento de clientes que pediram orçamento e não fecharam negócio” do que “eu quero que você faça o acompanhamento de clientes que pediram orçamento e não fecharam negócio. Para isso, ordene a lista por atendimentos mais recentes e ligue para cada um deles perguntando o motivo pelo qual não retornaram. Reúna todas as informações em uma planilha”. 

Entende a diferença? Na segunda frase, você disse o que e como fazer uma tarefa. 

Viu só como você deve agir para fazer uma excelente gestão de consultório? Acompanhe o blog do Meu Ortodontista para mais conteúdos como este!