Expandir os lucros e ainda trabalhar menos é, sem dúvidas, um dos principais desejos de todo dentista e ortodontista (e do resto do mundo também). Entretanto, aumentar a produtividade pode ser complicado se não houver planejamento e organização. Ainda mais com questões financeiras e administrativas para gerenciar, sem contar com o aumento de custos gerados pela nova situação da Covid-19.

Por isso, vim compartilhar algumas estratégias e métodos que te ajudarão a melhorar o desempenho geral da sua clínica. Confira!

5 Dicas para aumentar a produtividade em clínicas odontológicas

Qualquer empreendimento precisa de uma otimização de processos para aumentar a produtividade. Mas como fazer isso? Com apenas algumas mudanças, você pode levar seu consultório odontológico para um patamar mais elevado. Saiba como:

Organize seu espaço de trabalho

Uma operação organizada e funcional é indispensável para aumentar a produtividade, evitar desperdício de tempo e diminuir os riscos de falhas. Por isso, crie padronizações para armários, gavetas de materiais, bandejas de instrumentos e prontuários.

No seu escritório, pastas organizadas com temas como gestão, marketing, contas a pagar e receber ajudam a você organizar a sua rotina.

A ideia é facilitar seu dia a dia. Você pode, por exemplo, organizar materiais e instrumentos por ordem de uso e/ou tipos; gavetas por categorias de produtos e frequência de utilização; prontuários por ordem alfabética.

Há cerca de 15 anos, estava acompanhando uma implantação de ISO 9000 e o que mais me chamou a atenção foi importância de organizar processos. Eles fazem parte da gestão de qualidade do serviço e têm papel fundamental em assegurar a satisfação dos clientes.

Ao criar sistemas e treinar os colaboradores com frequência, aumentamos a eficiência do dia a dia e, por incrível que pareça, a lucratividade do consultório odontológico.

Uma constatação frequente em minhas palestras é que o dentista imagina que o treinamento é algo que se faz apenas uma vez na vida e não precisa ser repetido.

Entretanto, manter os treinamentos frequentes e reciclar os processos permitem o monitoramento por meio de indicadores que possibilitam uma avaliação correta do desempenho de cada membro da equipe e aumento da eficiência pela diminuição ou eliminação dos erros e necessidade de retrabalho (como recolar um braquete ou reagendar um paciente).

Planeje sua rotina

Além de contribuir para o aproveitamento e a administração do seu tempo, planejar sua rotina é uma estratégia aliada da produtividade. Dessa maneira, você consegue programar tudo o que deveria ocorrer no dia, o que torna o desenvolvimento do seu trabalho muito mais eficiente.

Para isso, use uma agenda ou planilha e determine quais são suas tarefas prioritárias. Dívida por aquelas que são urgentes, as que têm data marcada e outras que podem esperar.

Por exemplo, separe um horário para:

  • gestão financeira do negócio;
  • marketing, como definir e implantar estratégia mensal;
  • treinar e motivar sua equipe — reuniões semanais ou mensais para afinar o foco são muito produtivas;
  • analisar resultados — vocês estão acima ou abaixo do mês passado ou do ano passado?;
  • atendimento.

Ufa! Eu sei. Mas se você não cuidar dessas tarefas, quem vai?

Automatize processos

Atualmente, muitos processos relacionados a gestão já podem ser automatizados por softwares, o que te ajudará a economizar um bom tempo.

Há programas, por exemplo, que permitem centralizar informações de pacientes, automatizar envio de SMS ou Whatsapp (para confirmar consultas, transmitir conteúdos de marketing e enviar informações importantes), além de gerenciar compras a pagar e a receber.

Aprenda a delegar funções

Eu sempre pergunto para meus clientes: você quer crescer? Mesmo? Há um limite do quanto você consegue administrar e controlar. Por essa razão, é necessário montar uma equipe, delegar funções ao seu time e organizar a rotina da clínica para que você não precise fazer tudo sozinho, mas focar no que realmente importa. Lembre-se: delegue o que é delegável. E separe tempo para fazer o que tem de ser feito.

Para garantir a produtividade de toda a equipe, você pode determinar algumas tarefas específicas a cada um deles, como ligação aos pacientes para negociar preços, recaptação de clientes que ainda não retornaram ou antigos, entre outras.

Invista em novidades tecnológicas

Por fim, outra excelente estratégia para aumentar a produtividade em seu consultório é investir nas novidades do mercado e em produtos que melhoram sua eficiência. Esses hábitos evitam retrabalho e te ajudam a economizar tempo, já que avanços tecnológicos permitem resultados melhores e mais rápido.

Um exemplo é o Damon Smile, um aparelho que, segundo estudo do Dr. Tagawa, necessita de 30 a 40% menos consultas para a finalização de tratamentos ortodônticos do que as técnicas convencionais. Ao diminuir a quantidade de visitas de retorno, você pode aplicar esse tempo para atender outros pacientes.

estudo comparativo damon smile vs aparelho tradicional

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