Qual a Importância dos Processos Organizacionais em Consultórios?

Muitos dentistas não compreendem a importância dos processos organizacionais, por não saberem exatamente do que se trata e como eles podem beneficiar seu consultório.

Pense comigo, tudo o que é feito dentro da clínica odontológica tem um objetivo claro: encantar, fidelizar e conquistar mais pacientes. Portanto, tudo o que acontece internamente deve ter o propósito de alcançar esse intuito.

Porém, se os processos ou a equipe estiverem desalinhados, se não houver boas estratégias, se os processos não forem claros e treinados constantemente  será muito mais difícil chegar ao resultado desejado. É exatamente aqui que entram os processos.  Acompanhe o artigo para entender mais!

O que são processos organizacionais?

Antes de refletirmos mais sobre a importância dos processos organizacionais, é indispensável que você entenda claramente do que se trata.

Um processo é um método de organização composto por fases, ou seja, é uma maneira de organizar certas informações para que você consiga chegar ao objetivo final.

O intuito pode ser encantar o cliente, aumentar o número de pacientes pelas indicações, maximizar os lucros, gerar maior satisfação pessoal e para a equipe, se tornar referência em seu segmento, entre outros. 

Nos processos, cada fase tem um porquê de existir, um objetivo claro a ser atingido e uma ordem para seguir. Assim, você não ficará pulando por etapas de maneira aleatória, sem saber exatamente o que fazer e como agir diante das situações.

Vou dar um exemplo! Há alguns anos decidi correr a meia maratona de Buenos Aires de 21 km com a minha esposa e um grupo de amigos. Eu já corria de 4 a 5 km, mas, quando fui desafiado (para não dizer obrigado) a cumprir essa prova, a sensação foi desconfortável. Era quatro ou cinco vezes mais do que eu estava acostumado e me senti bastante inseguro por não estar preparado.

Então, eu te pergunto: como você imagina que é o processo de se preparar para pular dos 5 km de corrida para os 21 km de uma meia maratona? A maior parte das pessoas imaginam que o processo deve ser aumentar 1 km diariamente até bater os 21km, certo? ERRADO!

O processo de preparação é muito diferente, vai intercalando corrida rápida, corrida longa, piques, subidas, reforço muscular, entre outros. Por que? Por que cada processo tem um objetivo diferente. Preparando sua musculatura, resistência, resiliência, fôlego e capacidade mental.

Essa mesma lógica é aplicada ao processo de venda. Não é algo linear, simples e com um único caminho, exige determinadas estratégias para alcançar o objetivo. 

Esse processo é sistematizado, não te deixa improvisar logo de cara, mas exige que você siga uma ordem certa e lógica para não se perder.

A boa notícia é que quando você consegue organizar e dominar razoavelmente todas informações e fases de um processo, chega de maneira mais eficiente ao resultado final.

Qual a importância dos processos organizacionais?

Muitos dentistas me falam: “Carlos, eu adoraria transformar meu consultório em uma empresa, mas eu não tenho equipe”. E justificam com a afirmação “o pessoal não tem capacidade e eu não sei treiná-los”.

É justamente aqui que você compreende a importância dos processos organizacionais! Eles são ensináveis e replicáveis, além de mensuráveis e previsíveis. Entenda:

Ensinável e replicável

Ao usar processos, você conseguirá explicar aos seus funcionários como eles devem chegar ao objetivo pretendido. 

Quando você aprende a treinar uma pessoa, você pode treinar duas, três ou mais pessoas. A sua equipe inteira.

Quando você tem toda sua equipe falando a mesma língua e trabalhando da mesma maneira para conquistar clientes, terá uma equipe totalmente alinhada com os valores e expectativas da sua clínica.

Mensurável

Como você estabelece certas fases, é possível estipular o que deve acontecer em cada etapa para conseguir acompanhar indicadores de desempenho. Por exemplo:

  • quantos clientes novos chegaram para você este ano?;
  • como eles chegaram? indicações ou estratégias de marketing?;
  • quem foi o paciente ou parceiro que mais te indicou?;
  • quem indicava antes e deixou de indicar;
  • quantas pessoas fecharam tratamento com você?.

Geralmente, quando um cliente não fecha negócio é porque não houve a criação de um relacionamento. Você e sua equipe não  conseguiram construir um relacionamento de confiança. Sei que existem pessoas que estão atrás apenas de preço, mas se você tem atraído apenas este tipo de cliente, deveria repensar sua estratégia.

Eu entendo que a rotina do dentista é corrida, por isso, é de suma importância poder delegar e confiar essa tarefa a alguém do time. Ao ligar para os pacientes, você está dando o primeiro passo para ajudá-lo a tomar uma decisão de realizar o tratamento com você.

Previsível

Se você seguir o processo, entender qual a dor do seu cliente, preparar a solução ideal para cada caso, oferecer opções de preço e financiamento ao gosto e necessidade do cliente, ele optará por você. Se isso não acontecer, significa que em algum momento você se perdeu durante o processo.

Quer entender mais sobre a importância dos processos organizacionais em consultórios odontológicos? Confira a aula que preparei:

Agora que você sabe qual a importância dos processos organizacionais, siga acompanhando o blog do Meu Ortodontista

Com essa base de informação você estará apto para aprender como definir público-alvo, conhecer estratégias de marketing e desvendar os processos de vendas. Temas dos próximos artigos!