Quais Indicadores de Desempenho São Importantes para Controlar o Crescimento da Sua Clínica?

Dicas do Dentista

Quando converso com meus clientes sobre gestão de consultório, percebo que o planejamento e acompanhamento de indicadores de desempenho para clínicas odontológicas ainda é pouco difundido pela a área.

Seja para acompanhar o lançamento de suas estratégias de marketing ou para controlar quais são suas maiores fontes de novos cliente, não controlar os indicadores é um grande erro! Isso porque os indicadores podem auxiliar muito na gestão de uma clínica odontológica, já que permitem identificar pontos de sucesso e de melhoria. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe o artigo!

O que são os indicadores de desempenho?

Os indicadores de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicator) são ferramentas de gestão que servem para mensurar o resultado de ações e estratégias. A partir de dados, esses indicadores possibilitam identificar o que está funcionando em sua clínica odontológica e o que não, e que precisa ser ajustado.

A satisfação dos pacientes na clínica odontológica, por exemplo, é um indicador de desempenho. Para levantar esses dados, você pode realizar pesquisas de satisfação nas salas de espera ou enviar avaliações por e-mail ou mensagem.

O que seria um bom indicador para gestão e estratégia de crescimento?

Para ser útil, o KPI precisa ser relevante para o seu objetivo. Se você quer melhorar a taxa de crescimento da sua clínica, por exemplo, acompanhe o número de novos clientes e a fonte de indicações.

Para te ajudar, listei alguns indicadores voltados para gestão estratégica de crescimento do consultório que vale a pena acompanhar:

• taxa de conversão (quantos pacientes fecham o seu orçamento x quantos você perde);
• retenção de pacientes (seus pacientes voltam todos os anos?);
• quantidade de novos clientes por ano;
• principais fontes de atração de novos clientes (como indicações ou de estratégias de marketing);
• estratégias com maior taxa de conversão;
• quantidade de indicação feita por clientes x parceiros profissionais.

Dica prática de planejamento de KPIs na odontologia

Cerca de 80% a 90% dos clientes de um consultório vem de indicação dos próprios pacientes da clínica ou de parceiros profissionais.

Por isso, ter um programa de indicação pode ser uma excelente estratégia de crescimento para seu negócio. Você pode oferecer descontos em tratamentos ou serviços gratuitos (como, por exemplo limpeza, clareamento ou outros) para clientes indicados por certos parceiros como estratégia de fortalecimento da parceria profissional.

Mas não é só isso! Você precisa mapear essas informações e identificar quem indicou o novo paciente a partir do primeiro contato. Desta forma, fica mais fácil descobrir quais ações do programa de indicação foram assertivas.

Nesse cenário, eu recomendo que a sua assistente seja instruída a sempre marcar na ficha de atendimento qual foi a fonte de chegada de cada paciente ou se for de indicação, quem foi o parceiro ou paciente, você também pode conferir o nosso artigo sobre como trazer pacientes para o consultório odontológico.

Benefícios dos indicadores de desempenho

Os dentistas que acompanham indicadores de desempenho possuem maior controle na gestão de seus consultórios e aumentam as possibilidades de sucesso de seu negócio. Portanto, dentre as vantagens de realizar esse acompanhamento estão:

• captação e análise de informações cruciais para uma gestão de consultório eficiente;
• otimização de estratégias de crescimento;
• tomadas de decisões mais assertivas;
• possibilidade de realizar o acompanhamento das metas;
• promoção da organização do processo corporativo;
• melhora a satisfação do cliente e também da equipe.

O conteúdo do artigo foi útil para você? Deixe seu comentário! Aproveite também para conferir outras dicas no blog de odontologia do Meu Ortodontista.

Como Fazer Uma Gestão do Consultório Eficiente?

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Em meus treinamentos, costumo ouvir muito a seguinte frase: “…mas eu nunca tive aulas de administração ou vendas, eu sou dentista”. Porém, as pessoas se esquecem que, ao abrir sua clínica, você, automaticamente, se torna um administrador e, por isso, precisa entender como fazer uma boa gestão do consultório. 

Para isso, costumo dividir três áreas do negócio — gestão, marketing e liderança. Estes são três pontos principais para gerenciar sua clínica. Saiba mais a seguir!

1. Gestão do consultório

Para começar a gestão do consultório, tenha um planejamento. Isso é, saiba onde você está e estabeleça metas de onde quer chegar. 

Você já ouviu o ditado: “se eu não sei onde quero chegar, qualquer caminho serve”? Sem um objetivo claro, fica muito difícil estabelecer um plano de ação — e também é preciso ter certeza que o seu objetivo tem uma verdadeira relevância para sua meta de vida. Mas como fazer isso?

Eu gosto de trabalhar com a técnica SMART. Ela engloba cinco atributos: 

• específico: ao invés de dizer que quer ter sucesso em sua clínica, seja mais específico. O que seria esse sucesso? Ter um número X de fechamentos? Faturar R$ 50 ou R$ 100 mil por mês?;
• mensurável: seu objetivo precisa ser possível de medir. Usando o exemplo do faturamento, você precisará controlar o quanto fatura hoje ou quantos tratamentos novos foram fechados e acompanhar os números mensalmente;  
• alcançável: a meta deve sair da sua zona de conforto, para que você se esforce a aprender a fazer algo diferente, mas não pode ser impossível de alcançar, para evitar frustrações;
• relevante: o objetivo deve ser verdadeiramente importante para você, assim, terá motivação diária para conquistá-lo. Pergunte-se: por que quer faturar R$ 50 ou R$ 100 mil? Por que quer trabalhar menos? O que fará com o dinheiro e o tempo livre — melhorias na clínica, dar uma vida melhor para você e sua família, tirar férias?;
• tempo: determine um prazo. Você quer faturar o montante ou mudar o seu ritmo de trabalho em até quanto tempo? Um ano? Lembre-se que uma meta sem prazo é somente um desejo.

Defina também metas estratégicas de curto, médio e longo prazo. Para chegar até aquele faturamento, por exemplo, quantas horas trabalhará? Qual será a lucratividade por hora trabalhada?

Para isso, controle os KPIs (indicadores chave de produtividade) que realmente são importantes. Por exemplo: quantas consultas, orçamentos, fechamentos e retrabalhos obteve, quantos clientes voltaram, se a tecnologia usada no consultório está otimizando o tempo gasto, etc. 

Por exemplo, com o aparelho Damon Smile, como a necessidade de visitas para finalizar um tratamento é menor, a hora clínica de atendimento de paciente acaba sendo muito mais lucrativa por ser uma tecnologia mais eficiente, e ainda ajuda na capacitação de novos clientes, por conta de sua diferenciação. Consequentemente, o dia de trabalho rende mais.

2. Marketing para ortodontistas

Usar técnicas de marketing específicas para odontologia te ajudarão a alcançar mais clientes. Mas lembre-se: 

1. toda ação deve ser medida;
2. ações que geraram maior faturamento devem ser repetidas, as que não geraram devem ser canceladas ou adaptadas;
3. likes não pagam conta.

Acompanhe o ciclo de vendas — quantas ligações recebeu, quantas delas viraram consultas, que viraram orçamentos e, por fim, fechamentos. 

Portanto, tenha estes pontos como métricas de sucesso, ou seja, números que acompanhará para entender se aquele atendimento valeu a pena ou não. 

3. Liderança

Para fazer uma gestão do consultório eficiente, é necessário aprender a delegar tarefas. 

Até porque você não pode tomar conta de tudo, pois provavelmente não vai conseguir, e o resultado será: falta de tempo para ficar com a família e fazer consultas que encantem e convertam clientes ou olhar para os resultados da sua clínica. 

Portanto, é preciso confiar em sua equipe. Eles podem e devem fazer tarefas como acompanhar e anotar o número de ligações, orçamentos passados e não fechados, pensar em estratégias para recuperação de clientes, etc. 

Em minhas experiências, noto que muitos dentistas treinam o time apenas uma vez, sem ter uma rotina de treinamento ou trabalhar a parte motivacional. Dessa forma, a qualidade e o rendimento acabam sendo baixos.

Ofereça treinamentos constantes, mostre as inovações do mercado e ensine como gostaria que fosse o trabalho deles. Ao delegar tarefas, é preciso explicar e passar os critérios e diretrizes para que o outro saiba como e o que deve ser feito. 

Por exemplo, veja a diferença ao dizer “eu quero que você faça o acompanhamento de clientes que pediram orçamento e não fecharam negócio” do que “eu quero que você faça o acompanhamento de clientes que pediram orçamento e não fecharam negócio. Para isso, ordene a lista por atendimentos mais recentes e ligue para cada um deles perguntando o motivo pelo qual não retornaram. Reúna todas as informações em uma planilha”. 

Entende a diferença? Na segunda frase, você disse o que e como fazer uma tarefa. 

Viu só como você deve agir para fazer uma excelente gestão de consultório? Acompanhe o blog do Meu Ortodontista para mais conteúdos como este!

Descubra Como Aumentar a Produtividade e Trabalhar Menos em sua Clínica

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Expandir os lucros e ainda trabalhar menos é, sem dúvidas, um dos principais desejos de todo dentista e ortodontista (e do resto do mundo também). Entretanto, aumentar a produtividade pode ser complicado se não houver planejamento e organização. Ainda mais com questões financeiras e administrativas para gerenciar, sem contar com o aumento de custos gerados pela nova situação da Covid-19.

Por isso, vim compartilhar algumas estratégias e métodos que te ajudarão a melhorar o desempenho geral da sua clínica. Confira!

5 Dicas para aumentar a produtividade em clínicas odontológicas

Qualquer empreendimento precisa de uma otimização de processos para aumentar a produtividade. Mas como fazer isso? Com apenas algumas mudanças, você pode levar seu consultório odontológico para um patamar mais elevado. Saiba como:

Organize seu espaço de trabalho

Uma operação organizada e funcional é indispensável para aumentar a produtividade, evitar desperdício de tempo e diminuir os riscos de falhas. Por isso, crie padronizações para armários, gavetas de materiais, bandejas de instrumentos e prontuários.

No seu escritório, pastas organizadas com temas como gestão, marketing, contas a pagar e receber ajudam a você organizar a sua rotina.

A ideia é facilitar seu dia a dia. Você pode, por exemplo, organizar materiais e instrumentos por ordem de uso e/ou tipos; gavetas por categorias de produtos e frequência de utilização; prontuários por ordem alfabética.

Há cerca de 15 anos, estava acompanhando uma implantação de ISO 9000 e o que mais me chamou a atenção foi importância de organizar processos. Eles fazem parte da gestão de qualidade do serviço e têm papel fundamental em assegurar a satisfação dos clientes.

Ao criar sistemas e treinar os colaboradores com frequência, aumentamos a eficiência do dia a dia e, por incrível que pareça, a lucratividade do consultório odontológico.

Uma constatação frequente em minhas palestras é que o dentista imagina que o treinamento é algo que se faz apenas uma vez na vida e não precisa ser repetido.

Entretanto, manter os treinamentos frequentes e reciclar os processos permitem o monitoramento por meio de indicadores que possibilitam uma avaliação correta do desempenho de cada membro da equipe e aumento da eficiência pela diminuição ou eliminação dos erros e necessidade de retrabalho (como recolar um braquete ou reagendar um paciente).

Planeje sua rotina

Além de contribuir para o aproveitamento e a administração do seu tempo, planejar sua rotina é uma estratégia aliada da produtividade. Dessa maneira, você consegue programar tudo o que deveria ocorrer no dia, o que torna o desenvolvimento do seu trabalho muito mais eficiente.

Para isso, use uma agenda ou planilha e determine quais são suas tarefas prioritárias. Dívida por aquelas que são urgentes, as que têm data marcada e outras que podem esperar.

Por exemplo, separe um horário para:

• gestão financeira do negócio;
• marketing, como definir e implantar estratégia mensal;
• treinar e motivar sua equipe — reuniões semanais ou mensais para afinar o foco são muito produtivas;
• analisar resultados — vocês estão acima ou abaixo do mês passado ou do ano passado?;
• atendimento.

Ufa! Eu sei. Mas se você não cuidar dessas tarefas, quem vai?

Automatize processos

Atualmente, muitos processos relacionados a gestão já podem ser automatizados por softwares, o que te ajudará a economizar um bom tempo.

Há programas, por exemplo, que permitem centralizar informações de pacientes, automatizar envio de SMS ou Whatsapp (para confirmar consultas, transmitir conteúdos de marketing e enviar informações importantes), além de gerenciar compras a pagar e a receber.

Aprenda a delegar funções

Eu sempre pergunto para meus clientes: você quer crescer? Mesmo? Há um limite do quanto você consegue administrar e controlar. Por essa razão, é necessário montar uma equipe, delegar funções ao seu time e organizar a rotina da clínica para que você não precise fazer tudo sozinho, mas focar no que realmente importa. Lembre-se: delegue o que é delegável. E separe tempo para fazer o que tem de ser feito.

Para garantir a produtividade de toda a equipe, você pode determinar algumas tarefas específicas a cada um deles, como ligação aos pacientes para negociar preços, recaptação de clientes que ainda não retornaram ou antigos, entre outras.

Invista em novidades tecnológicas

Por fim, outra excelente estratégia para aumentar a produtividade em seu consultório é investir nas novidades do mercado e em produtos que melhoram sua eficiência. Esses hábitos evitam retrabalho e te ajudam a economizar tempo, já que avanços tecnológicos permitem resultados melhores e mais rápido.

Um exemplo é o Damon Smile, um aparelho que, segundo estudo do Dr. Tagawa, necessita de 30 a 40% menos consultas para a finalização de tratamentos ortodônticos do que as técnicas convencionais. Ao diminuir a quantidade de visitas de retorno, você pode aplicar esse tempo para atender outros pacientes.

Quer saber mais sobre esse aparelho revolucionário? Acesse nosso site e conheça as vantagens de investir no Damon Smile em seu consultório!

Técnicas de Vendas para Trabalhar com Preço Fechado em Sua Clínica

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Saber como trabalhar com técnicas de vendas em seu consultório é crucial para gerar lucratividade e aumentar a percepção de valor agregado do seu trabalho. Entretanto, antes de determinar valores e modalidade de financiamento para seus tratamentos, é preciso seguir algumas dicas que tornam esse processo mais fácil.

No artigo de hoje, você vai aprender como trabalhar com preço fechado em seu consultório, além de conhecer as vantagens de optar por esse método de cobrança. Vamos lá?

O que é preço fechado?

Em primeiro lugar, o que não é preço fechado: quando você cobra sem definir valor ou prazo para terminar de pagar. Por exemplo, se eu cobro mensalidade até o tratamento terminar, o que pode ocorrer em dois, três, quatro, cinco anos e assim por diante, eu estou cobrando pelo tempo investido em finalizar o tratamento.

O conceito de preço fechado é quando eu defino para meu paciente o quanto o tratamento vai custar no total e forma de pagamento desde o início. Para determinar esse preço, você deve considerar três fatores:

1. calcular o custo do seu negócio: adicionar custo variável (de materiais e EPIs por atendimento, por exemplo) e custos operacionais (custo da sua hora clínica e da sua hora técnica);
2. analisar o mercado: ter um parâmetro de quanto seus concorrentes cobram em seu segmento de atuação.
3. analisar possibilidade de valor agregado: quanto pode cobrar pela percepção de valor do paciente sobre o que você oferece de diferencial comparado ao mercado.

Uma clínica com ambiente agradável, com nome e credibilidade no mercado, por exemplo, fazem parte do valor agregado. Ser reconhecido como um profissional que atende casos complexos aumenta a sua confiança e valor. Um tratamento mais rápido, que exige menos visitas ou com um grau de conforto maior também.

Aplicando técnicas de vendas para atuar com preço fechado na Ortodontia

Agora que já sabe a teoria do preço fechado, vou exemplificar como você pode por essa estratégia de cobrança em prática, utilizando técnicas de vendas.

Imagina que você cobra R$ 150 por mês em um tratamento ortodôntico com duração de 36 meses e que necessita de cerca de 45 visitas (cálculo de três emergências anuais em três anos = nove visitas adicionais). São R$ 5.400, mais R$ 600 do valor de entrada, totalizando R$ 6 mil. Logo, por cada consulta, você recebeu R$ 133,33, certo?

Agora, como você poderia maximizar sua lucratividade por hora trabalhada? Se você utiliza o preço fechado em sua clínica em conjunto com um tratamento ortodôntico mais moderno e eficiente, como é o caso do Damon Smile, é possível aumentar seu lucro em duas ou três vezes.

Vamos as contas! Se pegarmos esses R$ 6 mil do custo total do tratamento em mensalidades, e ao invés de condicioná-lo a visitas mensais, associá-lo a resolução do caso, definindo este mesmo valor como um valor único pelo tratamento (você pode financiar em 20 parcelas mensais, por exemplo), e você finalizar o procedimento em 20 visitas, o valor recebido por consulta subirá para R$ 300.

Se você finalizar um caso em 15 visitas, serão agora R$ 400 por visita. Ou seja, duas a três vezes a mais do que o procedimento convencional, mesmo praticando o mesmo valor.

Vale lembrar que quanto menos você atende, menor o custo fixo de atendimento, menos seu custo variável dos EPIs e outros custos associados a cada atendimento, e maior o seu ganho por hora trabalhada.

Mas como é possível chegar nesse nível de lucratividade? O segredo está em escolher bem os produtos e as técnicas com os quais você irá trabalhar.

Devido a tecnologia do Damon Smile, os tratamentos são finalizados mais rapidamente (cerca de 18 a 20 meses, dependendo do grau de complexidade do caso). Também em menos visitas, pois a tecnologia permite que seu tratamento continue avançando sem necessidade de trocas frequentes de arcos e acessórios.

Além de potencializar a lucratividade do seu negócio, o Damon vai alavancar o diferencial da clínica para você se tornar uma referência em Ortodontia.

Dicas para trabalhar com preço fechado

Dica 1: Uma das principais técnicas de vendas para trabalhar com preço fechado é saber quando informar o custo o tratamento. Antes de passar um valor, você precisa explicar de onde vem esse preço. Saiba como fazer isso com ações para agregar valor ao seu tratamento odontológico.

Dica 2: Antes de informar o investimento total do tratamento, explique o quanto seu cliente iria gastar em um tratamento convencional. Por exemplo, quando eu negociava com um cliente, eu costumava explicar: “quando eu trabalhava com o sistema convencional, o das borrachinhas, eu terminava um caso em cerca de 30-36 meses. Ou seja, 36 meses multiplicado por R$ 150,00 e você chegava em um investimento de cerca de R$ 5.400,00. Agora podemos tratar o seu caso em muito menos visitas e menos tempo. E com um grau de conforto muito maior. O melhor? A diferença de valores é mínima (R$ 5.900,00).

Dica 3: Para pensar sempre, R$ 5.900 é muito mais aceitável para o paciente que R$ 6.000.

Vantagens de usar preço fechado em seu consultório

Em Ortodontia, a maior parte dos dentistas ainda trabalha com mensalidade (ou manutenção). Entretanto, essa forma de cobrança não favorece nem estimula um aumento da eficiência.

Afinal, qual a vantagem de finalizar antes ou não ver o paciente todos os meses? Analisem a situação: se eu finalizar antes, eu acabo recebendo menos mensalidades. Quando o paciente não vem ao consultório por um mês ou falta a uma visita, ele sempre reclama de pagar por algo não feito.

Outro ponto é que quando você cobra mensalidade, seu paciente não sabe quanto pagará no final do tratamento. Ele começa a questionar mais o tempo e as visitas do tratamento, o que começa a causar, com frequência, um certo desconforto na relação. A credibilidade fica prejudicada.

Ao perder credibilidade, o cliente começa a questionar cada vez com maior frequência quando irá tirar o aparelho para poder parar de pagar mensalidade. Você deve reconhecer este padrão de comportamento, não?

Por outro lado, ao trabalhar com preço fechado, o paciente se sente mais confortável, pois sabe quanto custará o tratamento. Além disso, quanto mais rápido finalizar, melhor para você, pois maior valor e tecnologia seu paciente associa ao tratamento. Ao cliente, também significa uma grande economia de tempo e estresse relacionado ao deslocamento e atendimento.

Gostou de conhecer as técnicas de vendas para trabalhar com preço fechado? Confira outras dicas como esta no blog de odontologia do Meu Ortodontista.

Aprenda a Aumentar seu Lucro por Hora com Preço Fechado

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Muitos ortodontistas ainda fazem a cobrança de seus serviços por meio da modalidade de mensalidade/manutenção. Entretanto, essa pode não ser a opção mais vantajosa, já que o preço fechado valoriza mais seu trabalho, incentiva o paciente a finalizar o tratamento e, principalmente, contribui para aumentar seu ganho por hora quando aprimorada sua eficiência por atendimento.

Quer descobrir, afinal, como é possível maximizar seus lucros com a modalidade de cobrança por preço fechado? Acompanhe o artigo!

Mas o que significa preço fechado?

Muitos dentistas confundem preço fechado com preço à vista. Preço fechado nada mais é do que o valor que o tratamento completo custará para o paciente. Os clientes adoram esta modalidade, pois quando pagam mensalidade, na verdade, eles nunca sabem quanto vão investir no total.

Você pode negociar este valor com o seu paciente de várias maneiras, como por exemplo:

• financiar em 10, 20, 24 meses, com ou sem juros;
• oferecer um desconto para pagamento à vista;
• dar opções de entrada e financiar o saldo.

Se você quiser saber mais sobre como calcular e vender um tratamento usando esse método, confira as técnicas de vendas para trabalhar com preço fechado em sua clínica.
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Como duplicar a lucratividade? Aumentando a eficiência!

Mas, afinal, o que tem de mudar em um tratamento para conseguir duplicar a lucratividade? A resposta é: o que te impede de finalizar um tratamento em menos tempo ou visitas!

No meu caso, eram dois os principais problemas que me impediam de obter resultados melhores:

1. Material e/ou técnica mais barata e antiquada, que gerava mais trabalho e por ser menos precisa e menos eficiente, um maior retrabalho. Um exemplo é a técnica e o material de moldagem de menor qualidade que resultava em muitas deformações e retrabalho. O que somente aumentava meu custo de atendimento, pois não podia repassar esta despesa para meu paciente.
2. Falta de controle e processos que deveriam mediar a minha eficiência — ou falta dela. Eu não controlava minha eficiência, como, por exemplo, por meio de uma planilha onde poderia verificar valor cobrado e quantidade de visitas e revisitas, o que definiria minha eficiência. No meu caso, eu usava um serviço de laboratório de um protético (meu “muy” amigo) que não entregava dentro das especificações que eu tinha como ideal, dentro de um padrão de qualidade, gerava normalmente retrabalho e aumento do custo fixo de atendimento.

Ou seja, ao mesmo tempo que eu economizava no produto ou serviço, a minha lucratividade diminuía, porque meu custo operacional subia. Essa é uma realidade de muitos dentistas que focam no preço e não na qualidade ou eficiência.

Justamente quando comecei a trabalhar com material mais sofisticado e a optar por investir em um serviço de laboratório que entrega um resultado confiável e consistente as coisas mudaram.

Essas preferências contribuíram para diminuir a taxa de retrabalho e o número de visitas ao consultório e, como consequência, aumentou a produtividade e quase dobrou a lucratividade do meu negócio.

Mas, além de investir em materiais de melhor qualidade, para aumentar seus lucros também é importante fazer uma boa administração do tempo.

Como aumentar seus lucros com preço fechado?

Para exemplificar como trabalhar com preço fechado pode ser vantajoso e lucrativo, quero compartilhar uma situação real da minha experiência profissional, quando eu ainda não tinha o mesmo entendimento de eficiência e lucratividade.

Vou explicar! Na época que eu fazia prótese, uma faceta que eu cobrava, por exemplo, R$ 1 mil, eu poderia finalizar o procedimento em duas, três ou quatro visitas. Quando eu terminava em quatro visitas, o que era normal, eu recebia R$ 250 por consulta ou hora clínica.

Agora, se eu melhorasse a minha eficiência, e conseguisse finalizar em duas consultas eu poderia duplicar minha lucratividade, já que o ganho por atendimento subiria para R$ 500.

Vamos fazer os mesmos cálculos para a ortodontia? Se pegarmos um tratamento com custo de R$ 5.900,00 e finalizar em 36 visitas, meu ganho por consulta seria de R$ 164,00. Mas, se eu finalizar em 20 consultas, eu quase que duplicaria meu ganho para R$ 295,00.

Como referência, de acordo com o artigo do Dr. Tagawa, o sistema Damon necessita para finalizar um tratamento de média complexidade uma quantidade de consultas até 30 a 40% menor do que as necessárias nas técnicas convencionais.

O que o seu paciente prefere?

Agora, pare para analisar a visão dos seus pacientes. Qual serviço ele consideraria melhor: o que necessita de menos consultas e possibilita um resultado mais rápido ou que exige mais visitas à clínica e termina em um tempo maior?

Vale ainda lembrar que a pandemia da Covid-19 desencadeou novos hábitos de consumo na sociedade. Agora mais do que nunca, os pacientes valorizam ainda mais a segurança e a saúde, por isso, tratamentos mais rápidos e em menos visitas estão sendo ainda mais procurados. Além disto, os custos associados ao atendimento pós pandemia subiram muito pelas novas regras na utilização dos EPIs (equipamento de proteção individual).

Logo, se você quer aumentar sua lucratividade e eficiência, a dica é aliar serviços diferenciados de alta tecnologia — como o Damon Smile — com o sistema de preço fechado.

No momento atual, essa é a melhor saída para não diminuir seus lucros, tendo em vista que o custo fixo por atendimento aumentou devido ao uso de EPIs, além de haver uma diminuição no número de atendimentos diários e também mensais.

Quer compreender mais sobre preço fechado e descobrir mais dicas para gerir seu consultório? Continue acompanhando o blog do Meu Ortodontista que nos próximos artigos teremos mais conteúdo sobre esses assuntos.

Administração do Tempo — Aprenda a Equilibrar Trabalho, Lazer e Família

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Muitos dentistas são extremamente capacitados para desempenhar seu trabalho, mas enfrentam desafios maiores com a administração do tempo em seu consultório. Essa questão gera impacto direto em seu sucesso profissional e também no âmbito pessoal.

Gerenciar seus horários de maneira mais eficiente é importante para criar uma rotina e desenvolver seus planos de forma saudável, equilibrada e produtiva. E, quanto mais eficiente sua organização, maior a lucratividade e seu lucro por hora trabalhada.

Em minhas palestras, quando pergunto qual o objetivo principal de cada um, trabalhar menos e ganhar mais estão sempre no topo das respostas. Por isso, se você quer aprender a gerir melhor seu tempo, não deixe de conferir o artigo!

O que é administração de tempo?

A gestão ou administração de tempo consiste em planejar todas as suas atividades e tarefas do dia de forma organizada e otimizada. Quando bem feito, esse gerenciamento de horários permite que você divida seu tempo de forma inteligente e proveitosa.

Além de facilitar que você alcance todos os seus objetivos e metas, como:

• maior produtividade: evita desperdício de tempo e permite focar no que é realmente importante, o que, consequentemente, impacta no aumento na lucratividade;
• menos esforço: reduz o esforço necessário para cada tarefa, já que você saberá exatamente o que fazer em cada momento do dia, o que também contribui para a produtividade e lucratividade;
• melhora na reputação: você será reconhecido como um profissional organizado, eficiente e que cumpre horários e prazos;
• menos estresse: seguir um cronograma de tarefas gera menos estresse e ansiedade;
• mais tempo livre: possibilita que você tenha mais tempo livre para o lazer e família.

Dicas para fazer uma boa gestão de tempo e ser mais produtivo

Agora que já sabe o que é administração do tempo e as vantagens para a vida profissional e pessoal, saiba como implementar essa estratégia em seu consultório:

Faça uma lista de tarefas

Liste todas as atividades que você pretende fazer durante o dia. Você pode usar um caderno ou aplicativos de celular, como o Google Agenda e o Todoist. Em seguida, determine o tempo de seus compromissos (com uma margem extra) e tente respeitá-los. Lembre-se que no atendimento aos pacientes, a pontualidade é fundamental!

Divida as tarefas por categorias

1. Quais as tarefas delegáveis (que não dependem que você faça)? Quais as não delegáveis?
2. Além dos processos operacionais, que por exemplo pode ser o atendimento ao paciente na clínica odontológica, separe sua lista de tarefas para lembrá-lo que você precisa também focar em gestão, marketing e controle dos resultados.

Defina prioridades

Você não precisa trabalhar mais rápido para aproveitar seu tempo de forma inteligente. Agora que tem sua lista de tarefas diárias, fica mais fácil definir o que é urgente ou mais importante.

Para te ajudar na priorização, você pode analisar as atividades da seguinte maneira:

• extremamente grave / necessidade de atenção imediata / piorar rapidamente;
• muito grave / muito urgente / piorar a curto prazo;
• grave / merece atenção em pouco prazo / piorar a médio prazo;
• pouco grave / pouco urgente / piorar a longo prazo;
• sem gravidade / pode esperar / não irá mudar.

Um dos maiores erros que vejo meus clientes cometerem é realizar a lista de tarefas, definir categorias e prioridades, mas começar pelas atividades de menor complexidade (ou menor gravidade). E quando pergunto a razão, a resposta que recebo é: “porque estas tarefas são mais fáceis de resolver. Quando eu as terminar, vou passar para as mais importantes e focar somente nelas”.

E o que acontece no final do dia? Terminam as tarefas menos importantes, e ficam sem tempo para as que realmente precisavam de total atenção porque não conseguiram administrar o tempo de maneira eficaz.

“Mas não se preocupe, Carlos. Amanhã eu começarei pelas tarefas importantes que deixei de fazer hoje”. Acho que não preciso falar que pelo que eu vejo, no dia seguinte a rotina segue exatamente a mesma regra: a de começar pelas tarefas menos importantes e terminar o dia sem conseguir focar no que realmente importa.

Não se esqueça de você

A falta de uma boa administração do tempo pode gerar estresse e pressões psicológicas que interferem no desenvolvimento do trabalho. Por isso, não deixe reservar um tempo para você, para seu lazer e bem-estar e para sua família e amigos. Também planeje pausas para descanso e refeições e delimite horários de trabalho, mesmo que sua jornada seja mais flexível.

Gostou das dicas? Lembre-se que tempo é dinheiro e um cronograma eficiente é o segredo para aumentar a produtividade e os lucros! Para conferir outros artigos, acesse o blog de Odontologia do Meu Ortodontista.